Spot Checking em vendas: como garantir execução consistente sem microgestão

Se você lidera uma equipe de vendas B2B, já deve ter percebido o seguinte: não importa quão bons seus processos sejam, o "diabo está nos detalhes". E é aí que entra o "Spot Checking".

Não, isso não é só mais um termo da moda, mas uma prática fundamental para garantir que seus processos estejam rodando conforme o esperado e que ninguém está "deixando a bola cair" sem perceber.

Antes de nada, vamos à definição: spot checking (checagem por amostra) é quando você, que está em gestão, separa um tempo pra - consistentemente - checar se seu time está operacionalizando as atividades adequadamente e se as interações da sua galera está acontecendo de forma adequada com os leads.

Antes de mergulharmos nas soluções, vamos entender o problema: de acordo com a McKinsey, 30% das atividades de vendas B2B podem ser automatizadas, mas sem supervisão contínua, erros e desatenção podem se infiltrar nos processos automáticos e manuais.

E aqui vai um dado que pode surpreender: De acordo com a Harvard Business Review, 67% das estratégias bem formuladas falham devido a uma execução inadequada. Ou seja, sua equipe pode estar cheia de boas intenções, mas sem a verificação constante e pontual, os resultados vão escorregar pelos dedos.

Spot Checking: Por que isso importa?

Vamos direto ao ponto! Spot Checking é uma prática onde você realiza verificações pontuais e aleatórias nos processos e nos trabalhos dos membros da equipe.

Em vez de esperar uma revisão trimestral ou mensal, você faz pequenas revisões diárias ou semanais para garantir que tudo está rodando dentro do esperado.

De acordo com o estudo da Celonis, 53% dos representantes de vendas não atingem suas metas, o que reflete falhas significativas nos processos de execução de vendas. Além disso, a pesquisa destaca que muitas dessas falhas são atribuídas a lacunas de execução que poderiam ser evitadas com uma melhor visibilidade e supervisão dos processos

Além disso, de acordo com um estudo da Betterworks, empresas que implementam feedback contínuo veem um aumento de até 39% na atração de talentos e uma redução de 14% na rotatividade de funcionários.

Fazer o check-up rotineiro dos processos pode detectar problemas no início, antes que virem uma bola de neve. Não se trata de microgestão, mas de ter clareza sobre o que está funcionando e o que precisa ser ajustado.

Outra pesquisa da McKinsey mostra que, organizações que realizam uma gestão de desempenho eficaz e acompanham de perto seus indicadores operacionais conseguem evitar problemas ao longo do processo e são mais bem-sucedidas em atingir seus objetivos anuais. Essas empresas relatam um aumento de até 25% na produtividade e melhoria no engajamento da equipe.

Tempo!

Uma pausa rápida para explicar a microgestão e por que ela não é benéfica...

Microgestão acontece quando um líder tenta controlar cada detalhe do trabalho da equipe, gerando um ambiente de supervisão excessiva. Isso prejudica a autonomia dos colaboradores e afeta negativamente tanto a produtividade quanto o moral.

De acordo com uma pesquisa realizada pela Accountemps, 59% dos colaboradores disseram já ter trabalhado para um micromanager, com 68% relatando uma queda na moral e 55% afirmando que isso afeta sua produtividade.

Além disso, a pesquisa aponta que a falta de autonomia e confiança no ambiente de trabalho leva a altos níveis de estresse e turnover, com 70% dos colaboradores considerando deixar o emprego por se sentirem micromanejados.

Qualidade supera quantidade (de novo)

Um dos grandes problemas nos times de pré-venda e venda é a famosa "falta de qualificação dos leads", conforme já exploramos em outras ocasiões. Inclusive, leia essas duas edições da newsletter, onde falo sobre geração de leads no Meta, Google e Linkedin: AQUI e AQUI.

O Spot Checking permite que você verifique se a equipe está realmente focada nos leads certos e não apenas na quantidade. De acordo com um estudo da BlueWhale Research, mais de 50% dos times de vendas reportam que os leads passados pelos times de marketing são frequentemente não qualificados, o que acaba impactando diretamente o pipeline e gerando frustração nos representantes de vendas.

A questão é: o problema poderia ser identificado bem antes se houvesse uma verificação pontual, simples e efetiva. E o melhor, com Spot Checking, você reduz o volume de leads mal qualificados que entram no funil de vendas e aumenta as chances de conversão.

E no final das contas, quem não quer ver esses números subirem, não é?

Burocracia? Acho que não!

Agora, se você ainda acha que o Spot Checking é só mais uma burocracia, deixa eu te mostrar alguns números que podem mudar sua opinião.

Segundo o Sales Enablement Study da CSO Insights, empresas que adotam práticas regulares de supervisão e acompanhamento de vendas reportam um aumento de 15% nas taxas de fechamento de negócios.

Isso ocorre porque a supervisão contínua permite identificar e corrigir pequenos erros ao longo do processo, antes que eles se tornem problemas maiores que possam comprometer vendas importantes.

Além disso, o mesmo estudo mostra que empresas que investem em monitoramento ativo das atividades de vendas conseguem otimizar o desempenho das equipes, aumentando o engajamento e a produtividade dos vendedores.

Não só isso, mas segundo a Forrester, empresas que implementam uma supervisão eficaz e revisões regulares de desempenho conseguem reduzir seus ciclos de vendas em até 12%, acelerando o tempo necessário para fechar negócios e aumentando a previsibilidade da receita.

Como implementar o Spot Checking de maneira eficaz

Agora que você entende a importância do Spot Checking, vamos explorar em profundidade como implementá-lo de forma eficiente no seu time de vendas.

A ideia aqui é não apenas introduzir essa prática, mas integrá-la ao cotidiano da equipe de maneira que traga resultados consistentes e sem se tornar um fardo. Seguem algumas dicas práticas que você pode aplicar imediatamente:

Escolha um processo específico para verificar

É tentador querer monitorar tudo de uma vez, mas isso pode sobrecarregar tanto você quanto sua equipe. A chave para um Spot Checking eficaz é focar em processos críticos que realmente impactam os resultados. Comece pequeno, escolhendo um ou dois processos que são fundamentais para o sucesso do seu pipeline. Exemplos incluem:

Follow-up de um SDR

Verificar como os SDRs estão realizando o acompanhamento dos leads. Estão seguindo as melhores práticas? Estão respeitando o timing ideal? Isso pode ajudar a identificar gargalos na conversão de leads.

Qualificação de leads de um BDR

Avalie se os leads estão sendo qualificados de acordo com os critérios certos, como Budget, Autoridade, Necessidade e Tempo (BANT). Um processo de qualificação falho pode entupir o pipeline com leads que dificilmente fecharão, gerando trabalho desnecessário e frustrando o time.

Taxa de conversão em reuniões de vendas

Spot Checking nesse ponto pode ajudar a ver se a equipe está aproveitando ao máximo as oportunidades durante reuniões e se há algo que pode ser ajustado no discurso de vendas.

Olha o bônus! Vou explicar de uma vez por todas a diferença entre um SDR e um BDR! E por que é tão importante cada um ficar no seu quadrado!

Use ferramentas de automação

Você não precisa fazer o processo de Spot Checking manualmente ou depender de anotações em planilhas. Ferramentas como Salesforce, HubSpot e Pipedrive oferecem dashboards intuitivos que ajudam a visualizar o desempenho em tempo real.

Essas plataformas permitem que você configure alertas e relatórios automáticos sobre KPIs, facilitando o monitoramento dos processos mais críticos. Aqui estão algumas maneiras de usar a automação a seu favor:

Painéis de controle personalizados

Configure os KPIs mais relevantes para serem monitorados em tempo real. Isso pode incluir, por exemplo, o número de ligações feitas por um SDR ou a taxa de resposta de e-mails enviados. Ao visualizar esses números de maneira constante, você pode identificar tendências ou problemas antes que se tornem graves.

Alertas automáticos

Em vez de verificar manualmente os dados todos os dias, configure alertas automáticos que te avisem quando um KPI sair do esperado. Se o número de leads qualificados cair drasticamente ou o tempo de resposta de um follow-up aumentar, você será notificado imediatamente.

Integração com CRMs

Ferramentas como Zoho podem ser configuradas para que você receba relatórios detalhados diariamente ou semanalmente, ajudando a acompanhar os principais pontos de contato e a garantir que nenhum processo essencial está sendo negligenciado.

Quer mais um bônus? Neste vídeo te explico o que é, e qual a importância de você ter um CRM!

Estabeleça uma rotina

Um dos maiores erros ao implementar o Spot Checking é fazê-lo de forma esporádica ou apenas quando algo já deu errado. Para que a prática seja eficaz, ela precisa ser uma parte natural da rotina. Contudo, isso não significa sobrecarregar a equipe com verificações diárias. O ideal é definir uma frequência que permita ajustes sem causar pressão desnecessária. Algumas sugestões:

Semanal ou quinzenal

Verificações semanais são perfeitas para monitorar processos rápidos, como o envio de follow-ups, enquanto processos mais complexos, como a qualificação de leads, podem ser revistos a cada duas semanas. O importante é criar uma cadência que se ajuste à realidade da sua equipe e que permita identificar problemas no tempo certo.

Check-ins rápidos e objetivos

Spot Checking não deve se tornar uma auditoria detalhada. Check-ins rápidos, focados em métricas específicas, são suficientes para garantir que os processos estão no caminho certo. Isso também reduz o impacto na produtividade do time.

Dê feedback imediato

Uma das grandes vantagens do Spot Checking é que ele permite identificar falhas de maneira ágil. Assim que perceber um problema, o ideal é fornecer feedback imediato à equipe ou ao colaborador envolvido. Não espere até a próxima reunião trimestral ou mensal para discutir. Problemas menores, se resolvidos no momento certo, evitam que se transformem em grandes dores de cabeça.

Aqui estão algumas maneiras de fornecer feedback de maneira eficaz:

Feedback construtivo e imediato

Quando algo não está certo, a melhor abordagem é fornecer feedback construtivo logo após a verificação. Explique o que não está funcionando e ofereça sugestões práticas para melhorar o processo. Isso não apenas corrige o erro de imediato, mas também contribui para o aprendizado contínuo.

Reuniões curtas e direcionadas

Em vez de longas reuniões, opte por sessões rápidas e objetivas com o colaborador, focando no problema específico e como ele pode ser resolvido. Use dados objetivos coletados durante o Spot Checking para fundamentar o feedback.

Cultura de melhoria contínua

Crie um ambiente onde o feedback seja bem-vindo e visto como uma oportunidade de crescimento. Quando os colaboradores sabem que o Spot Checking é uma ferramenta para ajudá-los a melhorar, e não para puni-los, a aceitação e os resultados são muito melhores.

Documente e acompanhe os resultados

Implementar o Spot Checking sem documentar o que foi encontrado e os ajustes sugeridos é uma oportunidade perdida. Utilize as mesmas ferramentas de automação para registrar as descobertas e acompanhar o progresso das mudanças implementadas. Isso ajuda a identificar se as ações corretivas estão surtindo o efeito desejado e fornece dados valiosos para futuros treinamentos e otimizações.

Relatórios de desempenho

Depois de realizar um Spot Checking, crie relatórios simples que detalhem os pontos revisados, os ajustes sugeridos e as métricas que precisam ser monitoradas nas próximas verificações.

Acompanhamento de KPIs pós-feedback

Verifique regularmente se as áreas onde foi dado feedback estão mostrando melhorias. Ferramentas de automação podem ajudar aqui, gerando relatórios comparativos para que você visualize claramente o impacto das correções sugeridas.

Crie um ciclo de melhoria contínua

O Spot Checking não deve ser uma prática pontual. Ele faz parte de um ciclo contínuo de melhoria, onde a equipe está sempre ajustando, aprendendo e melhorando suas práticas. Ao criar esse ciclo, você garante que a excelência operacional é mantida ao longo do tempo e que a equipe nunca fica estagnada.

Com essas práticas, o Spot Checking pode se transformar em um verdadeiro diferencial competitivo para o seu time de vendas, ajudando a manter os processos ajustados, o pipeline saudável e os resultados em crescimento constante.

Mas e na prática?

Agora, vamos detalhar ainda mais como implementar o Spot Checking e garantir que o processo de vendas esteja realmente funcionando como deveria.

Verifique o CRM e a régua de comunicação

O primeiro passo é abrir o CRM e examinar a linha do tempo de interações. Aqui, você quer garantir que o profissional de vendas está seguindo a régua de comunicação estabelecida. Para isso, faça o seguinte:

Check da régua de comunicação

Veja se as ações planejadas estão sendo executadas dentro dos prazos estabelecidos. Por exemplo, se o primeiro contato foi feito no dia X e o segundo no dia Y, conforme o playbook. Isso envolve analisar os "touchpoints" (interações) entre a equipe e o lead, e conferir se estão ocorrendo da maneira e na ordem certa.

Automatize alertas

Use automações no CRM para configurar alertas que avisem quando um touchpoint é perdido ou feito fora do cronograma. Dessa forma, você não precisa monitorar manualmente cada ação.

Documentação

Registre essas verificações no CRM, garantindo que, em futuras revisões, você tenha histórico para comparações e insights.

Pausa rápida para um bônus! Não sabe o que é régua de comunicação? Dá uma olhada nesse vídeo aqui:

Parte Qualitativa: Análise de Conversas

A parte qualitativa é onde você realmente entra no cerne do desempenho da equipe. Não basta seguir as etapas corretamente; é preciso garantir que a execução de cada interação seja eficaz.

Ouça as gravações de SDRs e BDRs

Ao ouvir as conversas gravadas dos SDRs e BDRs, foque em como eles estão conduzindo as interações. Estão fazendo as perguntas certas? Estão construindo rapport com o lead? É fundamental avaliar se eles estão extraindo informações essenciais para qualificação e, ao mesmo tempo, criando uma experiência positiva para o potencial cliente.

Análise de tom e linguagem

Observe o tom de voz, a clareza da mensagem e se o vendedor está abordando as dores do lead de maneira personalizada. Uma abordagem genérica pode passar despercebida e afetar a taxa de conversão.

Entre nas calls de demonstração dos closers

Participar das demonstrações feitas pelos closers oferece uma visão de como o processo de fechamento está sendo conduzido. Aqui, analise:

Pitch

O closer está apresentando os pontos de valor da solução de maneira clara e focada nas necessidades do lead? Ou está seguindo um roteiro genérico?

Reação do lead

Como o lead reage à apresentação? Está engajado ou parece confuso/desinteressado? Isso pode indicar se a mensagem está sendo entregue corretamente ou se ajustes no pitch são necessários.

Avalie os áudios de follow-ups (FUPs)

Ao ouvir os áudios de follow-ups, veja se a equipe está sendo proativa em continuar a conversa e, mais importante, se está fazendo follow-ups de forma estruturada e agregando valor a cada contato. Os follow-ups devem reforçar os pontos discutidos na call anterior e fazer a ponte para o próximo passo do processo.

Personalização

Verifique se os follow-ups são personalizados, mencionando pontos que foram discutidos com o lead anteriormente, ou se estão sendo enviados de forma automatizada e impessoal, o que pode afastar o prospect.

Aplicação de feedback imediato

Ao terminar sua análise, o próximo passo prático é aplicar o feedback o mais rápido possível. Não deixe para discutir falhas em uma reunião semanal ou mensal, resolva os problemas enquanto eles ainda são pequenos.

Reuniões rápidas pós-call

Após a verificação de uma call ou uma gravação, faça uma reunião curta (10-15 minutos) com o vendedor para discutir pontos de melhoria. É importante que essa reunião seja imediata para que as correções possam ser aplicadas nas próximas interações.

Feedback construtivo

Aponte o que pode ser melhorado, mas também reconheça o que foi bem feito. Um feedback equilibrado ajuda o colaborador a assimilar as críticas sem desmotivação.

Documentação e melhoria contínua

É fundamental que toda análise feita seja documentada, tanto para gerar um histórico de desempenho quanto para medir a eficácia das ações corretivas. Use o CRM para centralizar essas informações e facilitar o acompanhamento.

Histórico de chamadas e desempenho: Mantenha um histórico detalhado no CRM sobre os feedbacks e os ajustes que foram feitos. Isso permite comparar o desempenho ao longo do tempo e identificar tendências de melhoria ou áreas que ainda precisam de ajustes.

Treinamentos personalizados: Com base nas análises e nos feedbacks, organize treinamentos específicos para corrigir falhas recorrentes ou melhorar habilidades que estão faltando. Isso pode incluir workshops de qualificação de leads ou como melhorar a taxa de conversão em reuniões.

Conclusão

Implementar o Spot Checking na prática envolve não apenas seguir um processo, mas também garantir que as interações sejam de qualidade e que o feedback seja aplicado imediatamente para correções rápidas. Capiche?